Warum gibt es das Übergabeprotokoll?

In der Regel sollten sowohl Mieter als auch Vermieter beim Termin zur Wohnungs- oder Hausübergabe anwesend sein. Falls der Mieter jedoch nicht teilnehmen kann, sollte er eine bevollmächtigte Person als Vertretung organisieren. Der Vermieter hat ebenfalls die Möglichkeit, eine andere Person zu beauftragen, den Termin wahrzunehmen, wie beispielsweise einen Immobilienmakler oder Hausverwalter. Es ist jedoch wichtig, dass der Vermieter dem beauftragten Fachmann vertraut, damit dieser die Aufgaben korrekt ausführt. Bei Fehlern im Übergabeprotokoll könnte der Vermieter für daraus resultierende Schäden haftbar gemacht werden. Obwohl ein Verwalter im Streitfall auch haftbar gemacht werden kann, sind solche Verfahren oft langwierig. Manche Mieter oder Vermieter entscheiden sich daher, einen neutralen Zeugen zu Rate zu ziehen, der das Übergabeprotokoll ebenfalls unterschreibt.

Während der Wohnungs- oder Hausübergabe werden die Räume Schritt für Schritt überprüft. Vermieter und Mieter sollten einen Termin bei Tageslicht vereinbaren, da Schäden bei natürlichem Licht am besten sichtbar sind. Zudem sollte ausreichend Zeit für die Besichtigung eingeplant werden. Worauf sollten beide Parteien während der Übergabe achten?

• Sind alle Schlüssel im Schlüsselbund enthalten?
• Befinden sich die Wohnung oder das Haus in einem besenreinen Zustand?
• Wurden die Zählerstände für Gas, Wasser und Strom abgelesen?
• Gibt es Schimmel, Wasserflecken oder feuchte Stellen an Wänden und Decken?
• Sind Kratzer oder Flecken auf dem Parkett oder Teppich sichtbar? Gibt es Dellen im Boden? Fehlen Fußbodenleisten?
• Sind die Tapeten neu oder wurden die Wände frisch gestrichen? Sind Bohrlöcher sichtbar?
• Funktionieren Türen und Fenster einwandfrei und lassen sich problemlos öffnen und schließen? Sind alle Schlösser intakt und sind die Fenster dicht?
• Läuft das Wasser beim Betätigen der Klospülung und der Wasserhähne?
• Heizt die Heizung nach dem Einschalten?
• Funktionieren alle mitvermieteten Elektrogeräte?
• Sind fest eingebaute Elemente wie Badewannen, Toiletten oder Abflüsse sicher installiert? Gibt es Risse?
• In welchem Zustand befindet sich das Treppenhaus? Gab es beim Auszug Schäden im Treppenhaus?
• Sind Keller und Dachboden frei von Schäden, wie zum Beispiel Wasserschäden?

Werden Mängel festgestellt, sollten diese unbedingt im Übergabeprotokoll vermerkt werden.

Das Übergabeprotokoll hält den tatsächlichen Zustand der Immobilie zum Zeitpunkt der Übergabe fest. Es beschreibt den Zustand der Wohnung oder des Hauses bei Einzug und dokumentiert die Vereinbarungen zum Auszug. Es gibt jedoch keine gesetzlichen Vorgaben für die genaue Erstellung eines Protokolls. Folgende Punkte sollten in einem Übergabeprotokoll unbedingt enthalten sein:

• Namen und Adressen von Mieter und Vermieter sowie ggf. die Kontaktdaten eines Zeugen (z. B. Immobilienmakler)
• Anschrift der Wohnung oder des Hauses
• Zählerstände für Strom, Wasser und Gas
• Falls vorhanden, der Füllstand des Heizöltanks
• Übergabedatum bei Ein- und Auszug sowie das Datum der letzten Renovierung
• Alle Mängel und Schäden (z. B. Kratzer, fehlende Sockelleisten, kaputte Fliesen)
• Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel
• Zustand der Räume (besenrein, sauber, ohne Mängel?)
• Eventuelle Vereinbarungen zwischen Mieter und Vermieter

Ein gründlich erstelltes Übergabeprotokoll sollte alle Räume der Immobilie Schritt für Schritt abarbeiten. Mängel, die festgestellt werden, müssen möglichst präzise beschrieben werden, da eine detaillierte Dokumentation im Streitfall als rechtlicher Beweis dient. Falls keine Einigung zwischen Mieter und Vermieter erzielt wird, sollten die unterschiedlichen Standpunkte im Protokoll festgehalten werden. Ein Übergabeprotokoll für eine Wohnung bezieht sich nur auf das Wohnobjekt sowie das Treppenhaus, den Dachboden und den Keller. Bei einem Haus müssen auch der Zustand des Gartens und anderer Nebengebäude, wie ein Gartenhaus, erfasst werden.

Nach dem Termin: Jede Partei erhält eine Kopie

Rechtliche Konflikte können entstehen, wenn nach dem Übergabetermin nicht beide Parteien eine Kopie des Protokolls erhalten. So könnte der Mieter beispielsweise behaupten, dass der Vermieter das Protokoll nachträglich verändert hat. Daher sollte das Übergabeprotokoll immer in zweifacher Ausfertigung erstellt werden. Zur Absicherung unterzeichnen beide Parteien das Dokument nach dem Termin. Wenn jeder Beteiligte ein Exemplar erhält, werden mögliche rechtliche Auseinandersetzungen weitgehend vermieden.

Besonders bei der Dokumentation von Schäden ist es ratsam, diese Bau- oder Ausstattungsdetails durch Fotos festzuhalten. In der Regel sind diese Bilder im Streitfall vor Gericht als Beweismittel zulässig. Zusätzlich verpflichtet sich der Mieter, die Wohnung besenrein zu übergeben, was nicht nur durch den Mietvertrag geregelt sein kann, sondern auch durch Gerichtsurteile bestätigt wurde. Der Begriff „besenrein“ umfasst die Beseitigung grober Verschmutzungen. Laut Rechtsprechung muss das Objekt bei Übergabe folgende Bedingungen erfüllen:

• Entfernung von Essensresten in der Küche
• Keine Lagerung von Lebensmitteln in mitvermieteten Kühlschränken
• Beseitigung groben Schmutzes auf Teppichböden durch Staubsaugen
• Ausfegen von Räumen mit Laminat, Parkett oder Fliesen
• Entfernen von Spinnweben in der Wohnung und im Keller
• Beseitigung von Kalk- oder Fettablagerungen im Bad oder in der Küche

Falls im Mietvertrag jedoch von einer „sorgfältigen Reinigung“ oder einem „sauberen Zustand“ die Rede ist, muss der Mieter diese Anforderungen ebenfalls erfüllen. Bei Renovierungsarbeiten sind Mieter verpflichtet, Schäden, die sie selbst verursacht haben, zu beheben. Schönheitsreparaturen wie Streichen oder Tapezieren müssen nur durchgeführt werden, wenn dies vertraglich vereinbart wurde.

Wenn nach der Übergabe Schäden an der Wohnung festgestellt werden, müssen Vermieter den Mieter zur Nachbesserung auffordern. Nach § 548 BGB verjähren Ersatzansprüche für Nachbesserungen innerhalb von sechs Monaten. Vermieter können die Nachbesserung wie folgt einfordern:

1. Der Mieter erhält eine Aufforderung zur Schadenbeseitigung mit einer festgelegten Frist.
2. Sollte der Mieter der Aufforderung nicht nachkommen, kann der Vermieter die Mängelbeseitigung auf Kosten des Mieters vornehmen lassen. Falls eine Mietkaution hinterlegt wurde, kann diese zur Begleichung der Kosten verwendet werden.
3. Vermieter sollten darauf achten, dass die Verjährungsfristen nicht überschritten werden. Falls der Mieter die Schadensbeseitigung ablehnt, können Vermieter eine Klage oder einen Mahnbescheid einreichen.

Wenn Verhandlungen über die Schadensbeseitigung geführt werden, wird die Verjährung gehemmt, solange der Mieter nicht explizit und sofort ablehnt. Nach Abschluss der Verhandlungen läuft die Frist weiter. Laut § 203 BGB kann eine Forderung des Vermieters nach der Hemmung innerhalb von drei Monaten verjähren. Wenn die Verjährung bald eintreten könnte, sollten Vermieter schnell handeln, um ihre Rechte durchzusetzen – entweder durch Klage oder Mahnbescheid. Wird der Forderung stattgegeben, erhält der Vermieter einen vollstreckbaren Titel, der in der Regel eine Verjährungsfrist von 30 Jahren hat. Diese Frist beginnt erneut zu laufen, wenn der Mieter einen Teilbetrag zahlt oder Vollstreckungsmaßnahmen ergriffen werden.