Worauf Vermieter achten sollten

Um eine rechtssichere Betriebskostenabrechnung zu erstellen, müssen Vermieter diese spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Versäumen sie diese Frist, können sie keine Nachforderungen mehr stellen. Diese Ein-Jahresfrist gilt auch, wenn die Mieter nicht mehr in der Wohnung oder im Haus wohnen. In einem solchen Fall können die Mieter jedoch auch nicht auf eine frühzeitig ausgestellte Rechnung bestehen.

Darüber hinaus sollten Vermieter beachten, dass der Abrechnungszeitraum für Nebenkosten immer zwölf Monate umfasst – weder länger noch kürzer. Der genaue Zeitpunkt des Beginns und Endes ist dabei unerheblich. Die formale Korrektheit der Nebenkostenabrechnung ist entscheidend. Folgende Mindestanforderungen müssen erfüllt sein:

  • Berechnung des Anteils für jeden Mieter
  • Auflistung aller Gesamtkosten
  • Abzug aller Vorauszahlungen der Mieter
  • Erklärung und genaue Angabe des Verteilerschlüssels

Sind all diese Punkte in der Betriebskostenabrechnung enthalten, wird das Dokument für die Mieter nachvollziehbar. Inhaltliche Fehler führen jedoch nicht dazu, dass die Frist für die Abrechnung verfällt. Das Fehlen relevanter Informationen stellt kein Hindernis für eine spätere Korrektur durch den Vermieter dar. Wenn der Vermieter hingegen Informationen weglässt oder Kosten zu niedrig ansetzt, kann er diese im Nachhinein nicht mehr vom Mieter einfordern.

Was versteht man unter dem Abflussprinzip?

Vermieter dürfen das sogenannte Abflussprinzip anwenden, das ihnen hilft, den Aufwand für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung zu reduzieren. Nach diesem Prinzip berücksichtigt der Vermieter in der Abrechnung nur die Posten, die er während des Abrechnungszeitraums erhalten hat. Beispielsweise kann ein Vermieter in der Abrechnung für 2017 auch Beträge aus dem Vorjahr einbeziehen, sofern er die Wasserabrechnung erst 2017 erhalten hat. Diese Regelung gilt, solange die Mieter dadurch nicht erheblich benachteiligt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Regelung ausschließlich für kalte Betriebskosten gilt; Heizkosten müssen stets auf dem tatsächlichen Verbrauch des jeweiligen Abrechnungszeitraums basieren. Laut Heizkostenverordnung dürfen mindestens 50 %, aber maximal 70 % der Heizkosten unter Berücksichtigung des tatsächlichen Verbrauchs berechnet werden.

Prognosen sind für die Erhöhung der Betriebskosten sind nicht ausreichend

Wenn die Berechnungen einen erhöhten Bedarf an Strom, Heizkosten und Wasser aufzeigen, können Vermieter die Nebenkosten entsprechend anpassen. Dabei muss die Erhöhung der Betriebskosten jedoch mit der tatsächlichen Verbrauchsentwicklung übereinstimmen. Wenn ein Vermieter beispielsweise mit steigenden Betriebskosten rechnet, darf er hierfür keinen zusätzlichen Betrag veranschlagen. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt genau, welche Kosten über das Dokument abgerechnet werden dürfen. Außerdem muss im Mietvertrag festgelegt werden, welche Kosten von den Mietern getragen werden. Sind bestimmte Nebenkosten im Mietvertrag nicht aufgeführt, können diese von den Vermietern nicht abgerechnet werden. Es kann jedoch eine Klausel im Vertrag geben, die die Abrechnung von „sonstigen Nebenkosten“ erlaubt. Diese Regelung bildet die Grundlage für die Berechnung zusätzlicher Betriebskosten.

Änderungen des Abrechnungsschlüssels sind selten zulässig

Der Umlageschlüssel legt fest, wie die Nebenkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Eine nachträgliche Anpassung dieses Schlüssels ist jedoch eher die Ausnahme. Immobilienmakler weisen darauf hin, dass Vermieter diesen Verteilerschlüssel nicht eigenständig ändern dürfen, es sei denn, es kommen zu einem späteren Zeitpunkt neue Geräte zur Verbrauchsermittlung zum Einsatz. In diesem Fall hat der Vermieter das Recht, den tatsächlichen Verbrauch anstelle der vertraglichen Vereinbarung heranzuziehen. Außerdem ist der Vermieter verpflichtet, die Nebenkosten für eine leerstehende Wohnung selbst zu tragen, und der Umlageschlüssel darf in diesem Fall nicht für die anderen Mieter angepasst werden. Aus diesem Grund sind Vermieter stets bemüht, Leerstände zu vermeiden, gegebenenfalls auch mit der Unterstützung eines Immobilienmaklers.

Worauf Mieter achten sollten

Die Nebenkostenabrechnung ist auch für Mieter von großer Bedeutung. Mieter sollten sich bewusst sein, dass dem Vermieter und Eigentümer laufende Kosten für die Nutzung des Gebäudes entstehen. In diesem Zusammenhang regelt die Betriebskostenverordnung die allgemein umlegbaren Betriebskosten. Immobilienmakler weisen jedoch darauf hin, dass diese Kosten im Mietvertrag immer berücksichtigt werden müssen. Eine übersichtliche Darstellung der Betriebskosten ist für die Mieter wichtig, damit auch weniger juristisch oder betriebswirtschaftlich versierte Mieter die Kosten nachvollziehen und überprüfen können. Daher sollten Mieter darauf achten, dass die einzelnen Positionen der Abrechnung klar gekennzeichnet sind. Posten wie Müllabfuhr, Straßenreinigung oder Strom müssen gesondert aufgelistet werden. Gleichartige Kosten, wie unterschiedliche Versicherungsbeiträge, können unter einer Position zusammengefasst werden. Abkürzungen sind in der Betriebskostenabrechnung zulässig, müssen aber bei Bedarf von den Vermietern näher erläutert werden.

Was ist ein Verteilerschlüssel?

Der Verteilerschlüssel muss in der Nebenkostenabrechnung so aufgeführt werden, dass die Empfänger ihn nachvollziehen können. Die Abrechnung sollte klar und detailliert darstellen, auf welcher Grundlage die Anteile der einzelnen Mieter berechnet wurden. Bei der Aufteilung des Verbrauchs in verschiedene Wohneinheiten ist eine Umlage basierend auf Messwerten erforderlich. Dasselbe gilt, wenn Kosten wie Kabelgebühren einer bestimmten Wohneinheit zugeordnet werden können. Mieter und Vermieter können eine spezifische Vereinbarung für den Umlageschlüssel für die Betriebskosten treffen. Sofern im Mietvertrag keine anderen Regelungen getroffen wurden, empfiehlt das Gesetz eine Umlage, die von der Wohnfläche abhängt. In diesem Fall muss die Betriebskostenabrechnung sowohl die gesamte Wohnfläche als auch die Fläche des genutzten Wohnraums auflisten. Falls Vermieter eine Kopf-Umlage bevorzugen, müssen alle in der Wohnung lebenden Personen benannt werden.

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